Con la presente si porta a conoscenza  delle novità tecniche che influiranno sulle comunicazioni istituzionali con la scrivente Soprintendenza.

A seguito delle modifiche al Codice della Privacy apportate dal Regolamento Europeo 2016/679 meglio noto come GDPR 25 maggio 2018, il Ministero della Cultura ha messo in atto diverse misure sull’intera rete per ottemperare alle sue disposizioni (si veda circolare ministeriale n.10/2019).

A seguito delle restrizioni adottate per garantire la sicurezza dei dati, gli uffici di questa Amministrazione non sono più autorizzati ad utilizzare nessun tipo di servizio di Storage o strumento di trasferimento web tramite link temporanei.

Si informa altresì che è entrato in funzione un nuovo sistema di Protocollazione, Gestione Documentale e Archiviazione Digitale meglio rispondente alle disposizioni del Codice dell’Amministrazione Digitale (D.Lgs.n.82/2005 e ss.mm.) ed è stato adottato il Manuale di Gestione ai sensi del DPCM 03/12/2013.

L’entrata in funzione di questo sistema rende necessario il ricevimento di atti in formato digitale spediti tramite posta elettronica ordinaria (PEO) o certificata (PEC).

Pertanto ai sensi del ​D.lgs. 82/2005 si invitano le Amministrazioni, i professionisti e le imprese, ad adeguarsi all’invio di soli documenti digitali tramite Posta Certificata PEC.

I documenti cartacei saranno accettati solo dai privati per il quale non è obbligatorio l’utilizzo della PEC. A loro si chiede comunque, per l’invio di progetti, di allegare alla nota di trasmissione cartacea un CD/DVD della documentazione progettuale, anziché stamparla.

Quanto all’invio di formati digitali, considerato che l’invio plurimo sia con PEC o PEO produce, in modo automatico, diverse registrazioni di protocollo, si consiglia caldamente di effettuare un unico invio, riducendo i file di trasmissione ed ottimizzandoli, in relazione a visualizzazione e peso, entro i 25 Mb, al fine di evitare disguidi con la numerazione di protocollo delle pratiche in entrata e la loro successiva gestione amministrativa.

Si raccomanda infine di utilizzare i formati standard definiti dagli allegati tecnici del DPCM 03/12/2013, quali il formato PDF -PDF/A, per una più celere ricezione. Si suggerisce che gli atti siano inviati prevalentemente in formato PDF/A-PDF, evitando – se possibile – l’invio di progetti con diversi tipi di estensione di file proprietari non idonei alla successiva e obbligatoria conservazione digitale e alla comunicazione in digitale con la pubblica amministrazione.